(一)及時(shí)發(fā)出事故通知
根據有關(guān)國際公約和各國法律或合同的規定，在發(fā)生海上貨運事故時(shí)，收貨人或其他貨物索賠人應在規定的時(shí)間內向承運人發(fā)出貨運事故通知書(shū)，聲明保留貨運事故索賠權。我國《海商法》第81條第1款規定：“承運人向收貨人交付貨物時(shí)，收貨人未將貨物滅失或者損壞的情況書(shū)面通知承運人的，此項交付視為承運人已經(jīng)按照運輸單證的記載交付以及貨物狀況良好的初步證據?！卑凑沾隧椧幎?，如貨物索賠人未向承運人發(fā)出貨運事故通知，事故的舉證責任就由承運人轉到收貨人。如果收貨人不能舉證證明承運人存在過(guò)失，則會(huì )在索賠中敗訴。
貨物索賠人發(fā)出貨運事故通知是有時(shí)間限制的。根據我國《海商法》第81條第2款規定：“貨物滅失或者損壞的情況非顯而易見(jiàn)的，收貨人應當在貨物交付的次日起連續7日內，集裝箱貨物交付的次日起連續15日內，收貨人未提交書(shū)面通知的，適用前款規定。貨物交付時(shí)，收貨人已經(jīng)會(huì )同承運人對貨物進(jìn)行聯(lián)合檢查或者檢驗的，無(wú)需就所查明的滅失或者損壞的情況提交書(shū)面通知?！?br>應當指出，法律規定事故通知時(shí)限的目的只是為了防止收貨人不合理延長(cháng)貨物索賠時(shí)間，從而保護承運人。其法律后果是，如果收貨人不作出通知，舉證責任將轉到索賠人。因為，在《海牙規則》制度下，承運人負有舉證責任，如果索賠人拖延通知，將不利于承運人舉證。但是否作出事故通知與承運人可否免責無(wú)關(guān)，換言之，即使索賠人沒(méi)有作出事故通知，也不影響其索賠權利。如果收貨人能夠舉證證明貨運事故是由承運人責任造成的，承運人仍應負責賠償；反之，即使收貨人作出了事故通知，也并不說(shuō)明承運人對貨運事故負有責任。如果承運人能夠舉證證明貨運事故系由他人過(guò)失造成，或雖由其本人過(guò)失造成但可依法免責，則承運人仍無(wú)需對貨運事故承擔責任。但由于海上貨物運輸的復雜性，不論誰(shuí)負責舉證，都是一件困難的事情。因此，收貨人為保留承運人的舉證責任，仍然應該按照法律規定及時(shí)發(fā)出事故通知。
對于貨物延遲交付損失的索賠，事故通知則直接影響到索賠權利。我國《海商法》第82條規定：“承運人自向收貨人交付貨物的次日起連續60日內，未收到收貨人就貨物因延遲交付造成經(jīng)濟損失而提交的書(shū)面通知的，不負賠償責任。
(二)準備索賠文件
在收貨人作出貨損通知情況下，因為貨物滅失或損壞的舉證責任在承運人一方，所以，收貨人在提出索賠時(shí)，出具的索賠文件比較簡(jiǎn)單。通常，收貨人在提出索賠時(shí)應出具以下文件。
1．索賠函
索賠函是貨物索賠人向承運人提出貨物索賠的正式文件，該文件無(wú)固定格式，但應包括以下主要內容：
(1)索賠人的名稱(chēng)、地址；
(2)船名；
(3)裝卸港口名稱(chēng)和船舶抵達卸貨港的日期；
(4)提單號碼及提單中的貨物描述；
(5)貨物滅失或損壞的情況；
(6)索賠日期、索賠金額及索賠理由。
應當注意的是，索賠人按照法律規定向承運人提出的貨運事故通知并不表示已經(jīng)向承運人提出索賠，只有索賠人向承運人提出索賠申請書(shū)時(shí)，才表明索賠的正式開(kāi)始。索賠人提出索賠請求后，應當抓緊催賠。如果在訴訟時(shí)效臨近時(shí)承運人仍未賠付，或仍未就賠償事宜作出正式承諾，索賠人應當在訴訟時(shí)效到期前依法提起訴訟，防止承運人故意拖延，錯過(guò)訴訟時(shí)效，喪失索賠權利。
2．提單
提單是海上貨物索賠中的重要依據。提單作為貨物收據，表明承運人收到貨物的數量和外表狀況；提單作為運輸合同，表明了承運人應當承擔的責任義務(wù)，是處理索賠的重要法律性依據。索賠人提出索賠就是因為承運人交付的貨物與提單記載的不符，要么貨物滅失，要么貨物損壞，要么貨物短少，根據提單合同及相關(guān)法律規定，承運人必須對上述貨物滅失或損壞承擔賠償責任，除非承運人能夠舉證證明，根據提單合同及有關(guān)法律，其可以免除賠償責任。
3．卸貨報告、理貨報告、貨物溢卸、短卸報告、貨物殘損單等卸貨單證
上述各種單證是對船舶卸下貨物的原始記錄，由船方和理貨人或裝卸公司共同作出并會(huì )簽。如果卸下的貨物與提單或船舶載貨清單(export cargo manifest)不符，會(huì )在此類(lèi)報告中作出記錄。此類(lèi)單證是貨物滅失或損壞的原始記錄，所以是貨物索賠時(shí)的重要依據。
4．貨物殘損公正檢驗報告、重理單
當收貨人和船方對貨物的損壞程度、數量、損壞原因無(wú)法作出正確判斷，或存在爭議時(shí)，往往需要雙方共同指定公正檢驗機構對殘損貨物進(jìn)行檢驗，確定損壞程度、數量、價(jià)值，以及導致貨物殘損的原因等，并出具“貨物殘損檢驗證書(shū)”(inspection certificate for damage and shortage)。當船貨雙方對卸貨數量發(fā)生爭議時(shí)，可以對所卸貨物重新理貨，并出具重理報告。這兩種報告同上述第3項中的報告性質(zhì)一樣，是貨物索賠最直接的原始依據。
5．商業(yè)發(fā)票、裝箱單、重量單等
商業(yè)發(fā)票是由貿易合同中的賣(mài)方開(kāi)給買(mǎi)方的商業(yè)票據。記載了貨物的單價(jià)和貨物總值，是索賠時(shí)計算索賠金額的直接原始依據。如果發(fā)票中記載的是貨物的cif價(jià)值，索賠金額應當按此價(jià)值計算；如果發(fā)票是以fob、cfr開(kāi)具的，計算時(shí)還應加上運費或保險費，但索賠人應提供運費或保險費收據，以資證明。裝箱單或重量單通常是商業(yè)發(fā)票的隨附單證，用以證明提單項下貨物品種和數量的詳細情況，因此是提單中貨物記載的輔助性證明。
海上貨運事故多種多樣。當發(fā)生貨物滅失或損壞時(shí)，應根據事故的具體情況，收集、準備事故證明。除上述單證外，凡是能夠確定貨運事故的原因、損失程度、損失金額、貨運事故責任的任何文件都應當準備齊全，與上述單證一起提供。