單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善造成的，也可能是在單據在交付快遞公司轉遞過(guò)程中遺失的。外貿單證的特殊性使賠償數額無(wú)論如何也不濟事，因此，發(fā)生類(lèi)似事故的時(shí)候，追究責任意義不大，關(guān)鍵還是靠自己去盡力補救。要防患于未然，建立比較清晰的單證制作和傳遞規程，注意歸檔管理。所有的單據都復印一份，以備出紕漏時(shí)可以對照原單處理。
如果出現報關(guān)單據遺失,處理方法可以考慮以下幾點(diǎn):
1.立即申報遺失報關(guān)單,向海關(guān)登記備案,說(shuō)明遺失原因并申請補發(fā)。
2.聯(lián)系運輸企業(yè)補發(fā)提運單等單據,作為補發(fā)報關(guān)單的依據。
3.查明報關(guān)單遺失的責任方,如果是報關(guān)公司責任,可以要求其承擔補發(fā)費用。
4.積極配合海關(guān)調查,提供貨物的其他證明文件,證明報關(guān)信息屬實(shí)。
5.如果是進(jìn)口報關(guān)單遺失,聯(lián)系保險公司協(xié)助在退稅時(shí)提供擔保。
6.對于出口報關(guān)單,要立即申報作廢,以免他人冒用報關(guān)單走私。
7.加強員工培訓,做好報關(guān)單管理,避免重要單據遺留現場(chǎng)或流失。
8.在合同中預先約定報關(guān)單遺失的責任分擔,防止經(jīng)濟損失。
9.與海關(guān)保持良好溝通,爭取海關(guān)的理解支持,盡快補發(fā)報關(guān)單。
10.從中汲取教訓,改進(jìn)公司的文件管理制度。
如果出現提單遺失,可以考慮采取以下措施:
1.立即向承運人報告,申請補發(fā)提單或開(kāi)具不可轉讓提單,以便提貨。
2.聯(lián)系收貨人,要求提供提貨憑證,以防止他人冒用提單提貨。
3.在公證機構辦理提單損失公證,作為向承運人申請補發(fā)提單的證明。
4.聯(lián)系保險公司,看是否能獲得提單損失的賠償。
5.在相關(guān)船運公告中登記聲明提單作廢,防止提單被他人冒用。
6.查明提單遺失的責任,如果存在過(guò)失追究相關(guān)責任人。
7.與貿易各方積極溝通協(xié)調,共同尋找解決方案,減少損失。
8.從中汲取教訓,改進(jìn)公司的單證管理制度,加強員工培訓。
9.在貿易合同中預先約定提單損失的責任分擔,或者購買(mǎi)相關(guān)保險。
10.尋找替代方案,如改變付款方式或開(kāi)具保函,確保貨物可以提貨。
如果原產(chǎn)地證發(fā)生遺失或需要修改,可以考慮采取以下措施:
1.立即聯(lián)系簽發(fā)原產(chǎn)地證的主管部門(mén),申請補發(fā)或修改原產(chǎn)地證。提供有關(guān)證明材料。
2.聯(lián)系收貨方,說(shuō)明情況請求其理解與支持,提供補發(fā)原產(chǎn)地證所需的信息。
3.與簽發(fā)原產(chǎn)地證的部門(mén)保持積極溝通,爭取盡快補發(fā)或修改原產(chǎn)地證。
4.查明原產(chǎn)地證遺失或錯誤的原因,追究相關(guān)責任人的責任。
5.加強員工培訓,改進(jìn)原產(chǎn)地證的管理制度,杜絕此類(lèi)情況發(fā)生。
6.在合同中增加原產(chǎn)地證遺失或錯誤的責任條款,明確責任方。
7.尋找替代方案,如開(kāi)具保函,以確保貨物可以正常通關(guān)或退稅。
8.與貿易各方積極溝通,爭取他們的理解與支持,減少損失。
9.購買(mǎi)相關(guān)保險,分散原產(chǎn)地證問(wèn)題帶來(lái)的潛在損失。
10. 從中汲取教訓,完善管理流程,預防類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生。
單證遺失需要各方通力合作,共同應對,以減少損失和影響。同時(shí)從中汲取經(jīng)驗教訓,完善管理制度。