托運單(booking note of export cargo/shipping order)是出口商(發(fā)貨人/托運人)在報關(guān)前向船方或其代理人(承運人)申請租船訂艙的單據。它是繕制提單的主要背景資料，是船公司制做提單的依據，如果托運單繕制有岔錯、延誤等，就會(huì )影響到其他單證的流轉。因此，正確、快速制單，從而保證安全收匯.
一、海運出口托運單的繕制
⑴、 托運人，即shipper。一般情況下，填寫(xiě)出口公司的名稱(chēng)和地址。
⑵、收貨人，即consignee。在信用證支付的條件下，對收貨人的規定常有二種表示方法：a、記名收貨人;b、指示收貨人。
a、 記名收貨人是直接將收貨人的名稱(chēng)、地址完整地表示出來(lái)。這時(shí)，收貨人即是合同買(mǎi)方。但是記名收貨人的單據不能直接轉讓?zhuān)@給單據的買(mǎi)賣(mài)流通設下了障礙。故記名收貨人的表示方法不常使用。b、指示收貨人是將收貨人以廣義的形式表示出來(lái)。常用空白指示和記名指示兩種表達法。指示收貨人掩飾了具體的收貨人的名稱(chēng)和地址，使單據可以轉讓。在空白指示(不記名指示、空白指示)的情況下，單據的持有人可以自由轉單據。在記名指示情況下，記名人有權控制和轉讓單據。指示收貨人的方法補充了記名收貨人方法的缺陷，但也給船方通知貨方提貨帶來(lái)了麻煩。對此被通知人欄目作出補充。
⑶被通知人notify party，此欄填寫(xiě)信用證中規定的被通知人。被通知人的職責是及時(shí)接受船方發(fā)出的到貨通知并將該通知轉告真實(shí)收貨人，被通知人無(wú)權提貨。
⑷、 托運單編號(number)，一般填寫(xiě)商業(yè)發(fā)票的號碼。 ⑸目的地(place of delivery)，此欄目按信用證的目的港填寫(xiě)。填寫(xiě)時(shí)注意重名港口的現象，一般將目的洪所在國家名稱(chēng)填寫(xiě)在這一欄目中。如果目的地是一內陸城市，這一欄目填寫(xiě)卸下最后一艘海輪時(shí)的港口名稱(chēng)。在計算運費時(shí)，是根據托運單的本項內容計算航程的。 ⑹、運輸標志(shipping marks)，此欄填寫(xiě)信用證或合同都規定的嘜頭，買(mǎi)賣(mài)合同或信用證中沒(méi)有規定嘜頭，可填寫(xiě)n/m。
⑺、數量(quantity)托運單中的數量是指最大包裝的件數。
⑻、貨物說(shuō)明(description of goods)對這一欄的內容允許只寫(xiě)大類(lèi)名稱(chēng)或統稱(chēng)。
⑼、重量(goss weight / net weight)重量應分別計算毛重和凈重。
⑽、尺碼(measurement)，該欄目填寫(xiě)一批貨的尺碼總數，一般單位為立方米。
⑾、裝運日(time of shipment)。
⑿、期滿(mǎn)日(expiry date)，該欄目的填寫(xiě)一般按信用證的規定填寫(xiě)。
⒀、存貨地，內容用中文填寫(xiě)。
⒁、轉船(transshipment)，填要求與分批一致，只能在“允許”或“不允許”兩者取一。
⒂、分批(partial shipment)，按照合同或信用證條款填寫(xiě)。只能限在“允許”或“不允許”兩者中取一。
⒃、運費(freight)，一般不顯示具體運費，只填寫(xiě)“運費待付”或“運費預付/已付。
⒄、托運單日期的填寫(xiě)與發(fā)票的日期一樣的內容，即開(kāi)立發(fā)票的日期。
?、?、提單正本份數，一般一式三份，三份正本提單同時(shí)有效(three original bill of lading或者 original bill of lading in three、full set of bill of lading，指全套正本提單。按照習慣，一般是指二份以上正本提單。
⒆、提單副本的份數，一般是指出口企業(yè)留底份數+寄單所需份數+信用證對正本提單要2的份數。
⒇、特別條款，根據信用證要求或合同要求中有關(guān)運輸方面的特殊條款。
21、簽字，經(jīng)辦人簽字，出口企業(yè)蓋章。其他項目如船名、提單號碼等由船方或其代理人填寫(xiě)。
二、海運貨物出口貨運單證的流轉程序：
① 托運人填制單據-----提交----②外運公司填制船只和艙位-----③外運公司將一聯(lián)配倉單交出口公司，出口公司據以繕制報關(guān)單、投保等-----④出口公司企業(yè)將報關(guān)單隨同所有報關(guān)單據交外運公司辦理貨物裝船前的報關(guān)-----⑤船方根據出口載貨清單和裝貨清單，編制貨物積載圖交外輪代理公司------⑥外輪代理公司將積載圖分送港區和理貨公司-------⑦港區根據貨物積載圖，安排貨物集港的日程和碼頭倉位，然后通知外運公司和出口企業(yè)-------⑧外運公司或出口企業(yè)根據港區通知，到外貿倉庫提貨，并將貨物送到港區指定倉庫-------⑨外運公司或出口企業(yè)報關(guān)員持整套報關(guān)單據及裝、收貨單向海關(guān)辦理出口報關(guān)-----⑩海關(guān)驗貨后，在裝貨單上蓋章放行，并將裝、收貨單退還外運公司或出口企業(yè)，由外運公司或出口企業(yè)將裝、收貨單及交納出口貨物港雜費申請書(shū)交理貨公司⑾理貨公司根據載貨船只的到港時(shí)間以及外輪代理公司交來(lái)的單證編制裝船計劃，然后憑交納出口貨物港雜費申請書(shū)，通知港區將貨物發(fā)至船邊-----⑿港區接到理貨公司通知后，立即將有關(guān)貨物發(fā)至船邊-------⒀理貨公司理貨員負責監督裝船，具體核對嘜頭、件數、包裝方式、貨名與裝、收貨單及有關(guān)單據描述是否一致，并在裝貨單上填入實(shí)際裝船日期、時(shí)間、所裝艙位和數量，并簽名后將裝、收貨單交船方和外輪代理公司------⒁船方收到裝、收貨單后，留下裝貨單作為隨船貨運資料，由大副在收貨單上簽字或作適當批注后退交托運人-----⒂托運人收到大副收據后，即可憑此及預制好的提單到外輪代理公司換取正本“已裝船提單”------⒃大副收貨單上如無(wú)批注，外輪代理公司即可向托運人簽發(fā)已裝船清潔提單，并將提單副本交船方留作貨運資料------⒄外輪代理公司將實(shí)際的出口載貨清單與簽發(fā)的提單核對無(wú)誤后，分別交船方作為貨運資料，交沿途各港及目的港代理作為進(jìn)口艙單報關(guān)------⒅托運人持提單(還有其他單證)到議付銀行辦理結匯手續。一次海運貨物出口貨運單證的流轉宣告結束。
三、集裝箱貨物托運單：
集裝箱貨物托運單的繕制與海運出口托運單的繕制制基本相同。只是增加了托運貨物的交接方式，如cy---cy、cfs---cfs等和集裝箱貨物的種類(lèi)，如普通、冷藏、液體等。
集裝箱貨物托運單的流轉程序
托運人填寫(xiě)托運單，留下貨主貿存聯(lián)-----②外輪代理公司加注編號和所配船名------③海關(guān)審核認可后，加蓋海關(guān)放行章--------④貨代理安排將集裝箱號/封箱號/件數填入托運單，在集裝箱進(jìn)入指定的港區、場(chǎng)站完畢后，在24小時(shí)內交場(chǎng)站簽收------⑤場(chǎng)站的業(yè)務(wù)員在集裝箱進(jìn)場(chǎng)后，加批實(shí)際收箱數并簽收。⑥場(chǎng)站業(yè)務(wù)員在裝船前24小時(shí)分批送外輪理貨員，理貨員于裝船時(shí)交大副。然后第一聯(lián)收據由場(chǎng)站業(yè)務(wù)員交還托運人，作為向外輪代理公司換取收貨待運提單的憑證，或裝船后換取裝船提單。